海关AEO验证的36项要求

企业向海关递交AEO认证申请书并被接受后,海关会到认证申请企业进行现场验证。主要目的是验证企业的各项制度和文件是否完整覆盖其进出口业务,以及各项制度或文件是否得到贯彻执行并留有与执行一致的记录。“制度一执行一记录”是AEO验证的基本线路图。    

为此,海关验证关员会对企业提出与认证标准契合的要求(共36项,具体见下文),企业相关认证负责人要及时提供文件制度和相应的记录佐证,并与关员保持良好的沟通和配合。

1.要求出示公司组织架构图。  

2.要求企业出示各部门职责分工的书面文件和制度。 

3.要求同企业进出口部、财务部和内部审计部门的主管进行面谈,询问其所负责业务的设置和执行情况。  

4.要求企业出示管理层职责分工的书面文件和制度,并与负责关务的高级管理人员进行面谈,了解公司关务开展情况。 

5.要求企业提供认证工作的书面或者电子档案。  

6.要求企业出示内部培训的书面文件和制度以及最近12个月的海关业务培训记录。  

7.要求企业出示进出口货物流、单证流、信息流管理和控制的书面管理制度。

8.要求企业提供三年来的报关单证样本,根据抽取的报关单证样本,结合企业贸易方式类别,依据操作规范的提示要求进行实质性测试。  

9.要求企业的法定代表人或其授权人员,辅助关务的高级管理人员到场,并进行询问,了解其掌握海关法律法规特别是企业信用管理制度的情况。就相关制度,可以准备几个问题询问上述人员。  

10.根据海关系统抓取的三年来的进出口报关单号(至少10份或以上),要求企业提供和这些相关的单证,含报关单、发票、舱单、提单、业务往来单据等,并对这些单证复核或纠错情况进行样本穿行测试。  

11.抽查10份以上的进出口单证(不足10份的,全部查看),审核是否按海关要求保存。

12.要求抽取的报关单样本原则上应当为三年以内的,复核报关单证保管的期限要求。报关单样本的抽取方式可以根据实际情况确定,包括随机抽取、根据商品种类抽取、根据贸易方式抽取、根据进出口时间抽取等。  

13.要求企业提供报关专用章,并抽查海关核发的证书、法律文书三份以上,审核是否妥善保管。  

14.要求企业出示信息管理系统使用手册,并请技术人员到场使用最高权限进行三个模块(财务控制、关务控制、物流控制)的现场演示,审核其是否有效运行。认证时,上述模块不要求全部集成在一个系统中,但是各个模块之间必须能够实现进出口数据的关联和查询。

15.对于纯代理报关的报关企业可以没有物流控制模块,但有仓储业务的报关企业必须具备物流控制模块。作为检查重点,覆盖不完整的为部分达标。  

16.抽取该公司发生的一笔进出口业务数据,要求企业技术人员到场,使用最高权限进行现场演示,并调取查阅当时的生产经营数据、进出口单证数据。  

17.抽取该公司10份或以上(不足10份的全部抽取)的进出口单证样本,要求企业技术人员在系统中进行穿行测试,演示进出口业务是否能够在信息系统中实现检索和跟踪。 

18.要求重新认证的企业每年都接受会计师事务所审计并出具审计报告,如果不是每年都提交该报告,则为不达标。

19.要求企业提供大额资金往来凭证,并以在商品、贸易方式等方面具有代表性的凭证为主。对此,也可以在实地验厂或者查看监控系统的同时进行检查。  

20.以上情况可以在实地验证时通过实地观察以及查看监控系统等进行检查。

21.要求企业出示定期检查及维修照明设施的记录。 

22.要求企业提供视频和监控系统保存的时间证明。 重要提示:对于视频监控录像一般建议保存45天,保存2个月以上为最好状态。关员在地验证时可能通过实地观察以及查看监控系统等检查该项内容。

23.要求查看一个员工的员工卡以及厂服,查看员工卡信息和厂服信息。  

24.要求审阅企业提供的对员工进行身份管理的书面制度和程序。  

25.要求企业提供对发现可疑人员进行盘问和处理的书面文件。  

26.要求企业提供员工档案(1-2份),查阅其是否有进行犯罪背景的书面调查记录,并进行审查。  

27.要求企业提供敏感岗位的员工档案(通常提供1-2份),查阅其是否有对员工进行定期审查和重新调查的书面记录,并进行审查。如果经审查发现企业不是对每个员工都进行犯罪背景调查,该分项为不达标。

28.根据企业提供的离职或者停职员工的清单,抽查1-2份离职或者停职员工档案,查阅是否有物品回收的书面记录,并进行审查。  

29.要求企业提供限制离职或者停职员工再次进人公司的书面制度。  重要提示:商业伙伴系海关认证企业的,可免于其他评估程序。  

30.如果贸易伙伴都位于关区外,可以尝试采用委托认证的方式进行。对于其他类型企业,海关可以对其主要贸易伙伴的贸易安全进行实地抽查。 商业伙伴系海关认证企业的,可免于其他评估或者检查程序。

31.要求企业准备一套完整的货物装运和接收的书面流转记录,检查企业否照此执行了关于货物安全的相关规定和要求。 

32.要求查验集装箱七点检查法的落实情况,可实地询问保安或仓管或装货人员,在装货前是否对集装箱及拖车进行检查,以及如何检查;或者通过调取监控录像进行查看。 

33.要求企业提供封条清单和发放记录,施封的书面记录或者照片,追踪封条号码变化的记录。对于集装箱封条使用可以在实地验厂时进行现场查看。  

34.要求企业出示集装箱安全储存和异常情况处置的书面制度。  

35.要求企业出示关于运输工具安全检查的书面记录或者在实地验厂时进行检查。

36.要求企业出示发现有灾害或者紧急安全事故等异常情况、非法或者可疑活动,要报告海关或者其他相关执法机关的书面制度。


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